Für viele unserer Kunden im Bereich Klein- und mittelständischer Unternehmen ist das Thema “Personalmangel” inzwischen ein Mythos. Gleiches berichten auch unsere 400 Beraterkollegen von Ihren Kunden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die gängigsten Fehler bei der Personalsuche, was man besser machen kann und wie auch ihr Unternehmen schneller neue Mitarbeiter findet und damit den meist dringenden Personalbedarf decken kann.

Viele der folgenden Fehler lassen sich bereits mit minimalem finanziellem Einsatz und ohne Einsatz eines teuren Personalberaters/Headhunter beheben.

Fehlende Reichweite bei der Personalsuche

Eine sehr häufige Ursache von fehlenden Bewerbern bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist die Reichweite der Stellenanzeige. Es gibt schlichtweg zu wenig Personen, die die Stellenanzeige wahrnehmen.

Bis zu den 80er Jahren war es noch ausreichend, ein Schild am Firmengebäude auf der Straße aufzustellen, um neue Mitarbeiter zu finden. Später folgten Stellenanzeigen in Zeitungen und Stellenanzeigen auf Stellenbörsen im Internet.

Heute begegnen uns noch Unternehmen, die nur mit digitalen Schildern (Bannern) auf der eigenen Webseite “Wir suchen Mitarbeiter – bewerben Sie sich telefonisch” nach Mitarbeitern suchen. Im besten Fall gibt es schon den Menüpunkt “Karriere/Jobs” im Zusammenhang mit Text- bzw. herunterladbaren PDF-Stellenausschreibungen. Die Bewerbung soll dann per Papier oder digital an eine Mailadresse (bewerbung@domain.de) geschickt werden, was am Rande erwähnt zu erheblichen Problemen mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) führen kann. (siehe auch Punkt Bewerbungsverfahren).  Häufiger begegnen uns ergänzend nun auch (geteilte) Facebookposts, die in auf die Website, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer verweisen.

All dies sind in der Regel wenig koordinierte Einzelmaßnahmen, die nicht zu der nötigen Reichweite führen. Denn in Zeiten, in denen der Personalbedarf so hoch ist wie noch nie und damit viele Unternehmen um Mitarbeiter werben, muss man über viele Kanäle gleichzeitig Aufmerksamkeit erzeugen, um wahrgenommen zu werden (ähnlich wie bei Thema Kundengewinnung). Die eigene Website und ein einzelner Facebook-Post unter Freunden reichen da in der Regel nicht aus, um ausreichend Menschen zu erreichen.

Abhilfe verschafft ein vernetztes Recruiting-Konzept für die Personalsuche auf den unterschiedlichsten digitalen Kanälen, das dabei auch das Such-Verhalten der potenziellen Bewerber berücksichtigt. Suchmaschinen optimierte Stellenanzeigen (keine PDFs) werden dann parallel auf der eigenen Webseite, auf kostenlosen Online-Stellenbörsen wie indeed.de, Social-Media-Kanälen und falls gewünscht auf bezahlten für die Stelle relevanten Stellenmärkten veröffentlicht. Zudem wäre die Veröffentlichung auf Partnerseiten des eigenen Netzwerkes (z.B. Unternehmer- und Branchenverbände) eine weitere Möglichkeit die Reichweite zu erhöhen. Erst danach folgen Offline-Maßnahmen und der Einsatz eines Headhunters/Personalberaters.

Da die manuelle Pflege aller genannten Veröffentlichungskanäle sehr arbeitsaufwendig ist, empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer sogenannten e-Recruiting Software, in der sie die Stellenausschreibung einmal erstellen und dann die Software den Rest für Sie übernimmt. Die Kosten für solch eine Software sind sehr überschaubar und diese bietet noch zahlreiche andere Vorteile, wie Sie im Folgenden lesen werden. Hinzu kommt, dass die Softwareanbieter von e-Recruiting Lösungen teilweise Kooperationen mit den Anbietern der Online-Stellenportale haben, so dass Sie hier bis zu 60% ihrer Anzeigenkosten einsparen können und sich damit die Recruiting-Software selbst finanziert.  Sollten Sie jetzt schon gerne mehr darüber erfahren wollen, vereinbaren Sie hier einfach ein Gespräch mit uns.

Unattraktive Stellenausschreibungen / Fehlende Arbeitgebermarke

Die Stellenausschreibung ist vergleichbar mit der Werbeanzeige für Ihre Produkte. Würden Sie in einer Werbeanzeige für Ihr Produkt schreiben, was Sie von ihm erwarten oder was es zu beachten gibt, wenn er das Produkt verwendet? Nein! In Werbeanzeigen stellen Sie dar, welchen Nutzen der Käufer durch den Kauf des Produktes hat. Das ist natürlich etwas überspitzt dargestellt, um Ihnen den Unterschied aufzuzeigen.

In vielen Branchen können sich die Mitarbeiter heute Ihren Arbeitgeber aussuchen, da es ausreichend Stellen am Markt gibt. Es geht also nicht mehr um die Frage, einen Job zu bekommen, sondern eher darum, was für einen Job, in welchem Umfeld, zu welchen Rahmenbedingungen und wie dieser zu mir als Arbeitnehmer passt. Damit wird der Arbeitgeber genauso wie bei seinen Produkten und Dienstleistungen zu einem Anbieter einer Arbeitsstelle, für die sich der Arbeitnehmer entscheiden kann, aber auch ausreichend Alternativen zur Verfügung hat.

In der Praxis ist dieser Perspektivwechsel bei Arbeitgebern allerdings kaum angekommen: So finden sich in Stellenausschreibungen häufig große Blöcke zum Thema “Wir erwarten” und relativ kurze Informationen zum Thema “Wir bieten”, obwohl in der Praxis durchaus viele erwähnenswerte Vorteile vorhanden sind. Hintergründe zum Unternehmen als Arbeitgeber, Einblicke in die Arbeitsbedingungen des Unternehmens, aussagekräftige Bilder und Referenzen/Erfahrungsberichte von bestehenden Mitarbeitern sind in Stellenbeschreibungen und auf Karriereseiten eine Seltenheit. Die Produktseiten dagegen sind auf den Webseiten der Unternehmen für Ihre Kunden farbenfroh mit jeglicher Raffinesse zur Kundengewinnung ausgestattet. Kommt man jedoch auf den Karrierebereich, findet man in vielen Fällen nur trostlose kurze Texte und Links vor.

Doch WARUM sollte sich der Interessent an einem Arbeitsplatz dann genau bei Ihnen bewerben? Welchen Nutzen hat er davon, wenn es doch bereits beim ersten Eindruck zahlreiche andere Alternativ-Unternehmen gibt?

Behandeln Sie Ihre potenziellen Bewerber zukünftig genauso wie die Interessenten für Ihre Produkte und zeigen Sie Ihnen, was Sie als Arbeitgeber zu bieten haben. Lassen Sie sich genauso wie im Marketing für Ihre Produkte etwas einfallen, mit dem Sie Ihre Bewerber begeistern können.

Auch hier bietet Ihnen ein e-Recruiting Tool Unterstützung bei der Gestaltung eines ansprechenden Karrierebereiches und eine moderne Struktur für ansprechende Stellenausschreibungen . Häufig wird die Einrichtung der Software auch durch Berater wie uns durchgeführt, die Ihnen hier ebenfalls erste kostenlose Tipps an die Hand geben. Gern können Sie hier einen Termin mit uns vereinbaren. Wenn Sie es besonders gut umsetzen möchten, können Sie auch einen spezialisierten Texter beauftragen.

Doch schauen Sie sich als ersten Schritt einfach mal Ihre Stellenausschreibungen und Karriereseite aus Sicht eines potenziellen Kunden an, der Ihren Arbeitsplatz “kaufen” soll.

Veraltete Bewerbungsmöglichkeiten

Welche Möglichkeiten der Bewerbung bieten Sie heute Ihren potenziellen Mitarbeitern? Müssen sich diese noch schriftlich mit einer “aussagekräftigen Bewerbungsmappe” bewerben oder die gleichen Unterlagen gescannt an eine Mailadresse in der Form bewerbung@domain.de bzw. über ein einfaches Online-Kontaktformular als pdf digital hochladen?

Präsentieren Sie sich auch in diesem Bereich als moderner Arbeitgeber und bieten Sie Ihren Bewerbern eine geführte Online-Bewerbung als Direktlink “Jetzt bewerben” von dort aus an, wo die Stellenanzeige gerade veröffentlicht ist: auf Ihrer Webseite, in Stellenportalen und direkt von den SocialMedia-Kanälen aus. Auf Facebook lässt sich sogar die eigene Stellenbörse direkt innerhalb der Anwendung einbinden. Hinzu kommt, dass viele Bewerber ihre erste Stellensuche über mobile Endgeräte durchführt. Sind Ihre Internetseiten, ihre Stellenausschreibungen und Bewerbungsmöglichkeiten entsprechend für mobile Endgeräte optimiert?

Für Sie ergeben sich aus der digitalen Bewerbermappe auch Vorteile, denn Sie sparen unter anderem Zeit, da sie erstens die Bewerbungsunterlagen vollständig, in einheitlicher Form und in einer zentralen Datenbank erhalten und übersichtlich darstellen können. Das aufwändige sammeln, ablegen, verwalten und ggf. digitalisieren der Unterlagen entfällt dadurch in den meisten Fällen. Außerdem können Sie mit dieser Lösung über eine zentrale Bewerberdatenbank alle Anforderungen der DSGVO besser erfüllen. Wie löschen Sie ansonsten z.B. die bereits im Haus per Mail verteilen Bewerbungsunterlagen, wenn dies der Bewerber wünscht?

Eine gute e-Recruiting Lösung stellt Ihnen sowohl die erwähnten Bewerbungsmöglichkeiten sowie eine zentrale Verwaltung für die Bewerberdaten zur Verfügung. Hierüber können Sie in der Regel auch Zugriffsrechte für Mitarbeiter definieren.

Natürlich informieren und beraten wir Sie gerne auch zu diesem Thema in einem kostenlosen Gespräch.

Unübersichtliches Bewerbungsverfahren

Nur weil sich ein potenzieller Mitarbeiter bei Ihnen beworben hat, heißt das noch lange nicht, dass er auch bei Ihnen die Stelle antreten wird – und das nicht nur, weil Sie sich unter Umständen gegen ihn entscheiden. Seien Sie sich bewusst, dass auch das gesamte folgende Bewerbungsverfahren die Visitenkarte Ihre Unternehmens darstellt. Die meisten Bewerber haben sich bei mehreren Unternehmen gleichzeitig beworben und wenn diese dann auch noch mehrere Zusagen erhalten, haben die zukünftigen Mitarbeiter wieder die Wahl.

Wenn Sie sich von anderen Unternehmen abheben möchten, binden Sie den Bewerber auch während des Auswahlverfahrens aktiv in ihre Kommunikation ein und informieren Sie ihn laufend über den Stand der Dinge. Gerade 30% aller Bewerber erhalten derzeit eine Eingangsbestätigung ihrer Bewerbung von den Unternehmen. Teilweise erhalten Bewerber noch nicht einmal eine Mitteilung, wenn ihre Bewerbung abgelehnt wurde. Zwischendurch herrscht meist totale Kommunikationsstille.

Das ist Ihre Chance, sich von anderen Unternehmen abzuheben. Nutzen Sie das laufende Bewerbungsverfahren, um die Bewerber nicht nur über den Stand der Dinge zu informieren und zu Terminen einzuladen, sondern nutzen sie in diesem Zusammenhang auch die Chance, Ihr Unternehmen wiederholt positiv darzustellen. Im Vorfeld zu Bewerber-Terminen könnten Sie unter anderem Anfahrtsskizzen und weitere Informationen verschicken sowie an die bevorstehenden Termine erinnern. Dies führt automatisch auch zur Reduzierung von ausgefallenen nicht abgesagten Terminen.

Mit einer e-Recruiting Software lassen sich alle Vorgänge vollständig automatisieren, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter damit keinen weiteren Aufwand haben. Ganz im Gegenteil: Sie sparen schon erheblich Zeit bei Ihren Standardvorgängen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Außerdem lassen sich unter anderem Abstimmungs- und Auswahlprozesse innerhalb des Unternehmens dadurch deutlich vereinfachen und beschleunigen.

Gern präsentieren wir Ihnen auch diese Funktionen in unserer kostenlosen Online-Konferenz mit Ihnen.

Fehlende Kreativität bei der Mitarbeitersuche

Sollten Sie alle oben genannten Optimierungsmöglichkeiten umgesetzt haben, ist Ihre Kreativität gefragt. Natürlich könnte an dieser Stelle zur Unterstützung auch der Einsatz eines Personalberaters in Frage kommen.

Definieren Sie bitte als erstes möglichst genau ihren gewünschten zukünftigen Mitarbeiter. Und damit sind nicht nur die üblichen Hard- und Softskills des Mitarbeiters gemeint. Viel mehr überlegen Sie sich typische Eigenschaften und Hobbies und sie Menschen ansprechen und erreichen können, die auf ihre Stelle passen könnten (ggf. auch bei ihren bisherihen Arbeitgebern). Beispiele wären  Baumärkte für Handwerker, Buchhalter in Buchhaltungsabteilungen von anderen Unternehmen usw.. Nun müssen Sie nur  noch einen kreativen Weg finden, wie Sie dort auf sich und ihre freie Stelle aufmerksam machen. Wenn Sie auf Mitarbeiter anderer Unternehmen abzielen, überlegen Sie sich auch die Vorteile, die die Mitarbeiter bei Ihnen gegenüber ihres bisherigen Arbeitsplatzes hätten.

Fazit:

Es gibt ausreichend Mitarbeiter und Fachkräfte am Markt für Ihr Unternehmen, wenn Sie diese richtig ansprechen und Ihr Unternehmen richtig darstellen. Beim Einsatz einer e-Recruiting-Software, die es bereits ab 29 Euro im Monat am Markt gibt, können sie viele der oben genannten Punkte umsetzen und profitieren dabei noch von vielen Vorteilen:

  • Lösung Ihres Personal- und Fachkräfte mangels
  • Sie erhalten mehr Bewerbungen
  • Sie können bis zu 40 min Arbeitszeit pro Bewerbungs-Fall
  • Übersichtliches System zum Bewerbermanagement
  • Bewerber werden laufend Informiert bzw. “warmgehalten”
  • hohe Qualität im Bewerbungsprozess u.a. durch Automatisierung
  • Bewerber Informationen sind schnell auffindbar
  • Kostensenkungen
  • effiziente und geordnete Teamarbeit im Recruitingprozess
  • leichte Wahl der passenden Stellenbörsen
  • eine Stellenausschreibung auf vielen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlichen
  • Rechtssicherheit- da DSGVO konform
  • und viele mehr…

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